Erfolgreiche Softwareauswahl

Erfolgreiche Softwareauswahl

Bewährtes Vorgehensmodell für den Weg zur passenden Lösung

06.11.2016, Dr. Martin Böhn und Sabine Kraus


Gute Software kann ein wertvolles Werkzeug sein – schlechte ist eine zusätzliche Hürde. Noch immer scheitern viele Auswahlprojekte; die erhoffte Unterstützung der Anwender wird nicht Realität. Klare Ziele und ein strukturiertes Vorgehen helfen, die Mitarbeiter einzubinden und aus unübersichtlichen Softwaremärkten die richtige Lösung zu finden.

Frustrierte Anwender, dürftige systemunterstützte Aufgaben sowie Software, die nur mangels Alternativen eingesetzt wird – Realität in vielen Unternehmen. Sehr oft scheitern Projekte oder bringen zumindest nicht die erhofften Effekte aufgrund unpassender oder falsch eingesetzter Software. Dies verdeutlicht die Dringlichkeit, die richtige sinnvolle Software für Unternehmen auszuwählen und erfolgreich einzuführen. Es gibt viele Gründe für fehlgeschlagene Initiativen. Häufig wird ohne klare Ziele, Projektplan, Anforderungen und insbesondere ohne Einbeziehung der Mitarbeiter gearbeitet. Das Resultat ist Software, welche die Mitarbeiter nicht nutzen können oder wollen.

Ziele: Vision und konkrete Einsatzbereiche

Grundlage für jedes Projekt zur Auswahl und Implementierung eines Softwaresystems muss eine klar formulierte und realistische Zielsetzung sein. Die Projektbeteiligten und Verantwortlichen müssen erreichbare Ziele setzen und die notwendigen Ressourcen bereitstellen. Nur durch eine Aufnahme der Gegebenheiten und Rahmenbedingungen und der darauf basierenden Erarbeitung eines Projektplans kann sichergestellt werden, dass dem gesamten Projektteam bewusst ist, was erreicht werden soll und welche notwendigen Aufgaben dafür definiert werden müssen.

Ziele, Projektplan und Projektteam sind die Basis des gesamten Auswahlprojekts. Klare Ziele und Einsatzszenarien helfen das Leistungsportfolio der Anbieter vergleichen zu können und den „roten Faden“ hin zur geeigneten Lösung nicht zu verlieren. Anhand der Zieldefinition können wesentliche Einsatzbereiche identifiziert und ein Projektplan mit entsprechenden Meilensteinen abgeleitet werden. Bei der Ausgestaltung der Ziele ist darauf zu achten, dass konkrete Anwendungsbereiche für die Pilotprojekte definiert sind, aber auch mögliche Ausbaustufen berücksichtigt werden.

Auswahl des Projektteams

Bei der Zusammensetzung des Teams ist darauf zu achten, dass die verschiedenen Anspruchsgruppen einbezogen sind. Repräsentative Vertreter aus Fachbereichen und IT mit dem entsprechenden Wissen über Aufgaben, Arbeitsweisen, Infrastruktur und Befindlichkeiten der Anwender ermöglichen die genaue Erarbeitung der Anforderungen. Durch die Einbindung von Rechtsabteilung und Qualitätsmanagement werden übergeordnete Ziele und Rahmenbedingungen berücksichtigt. Das Hinzuziehen eines Beraters kann die Anforderungsanalyse beschleunigen, ergänzen und qualitativ absichern. Hier ist allerdings auf Neutralität des Beraters zu achten, damit auch wirklich die beste Lösung für das Unternehmen gesucht wird.


"Die Software soll später nicht nur allgemeine Funktionen bereitstellen, sondern die jeweiligen Fachprozesse unterstützen."

Einsatzbereiche und Anforderungen

Im nächsten Schritt werden die wesentlichen Anforderungen in den verschiedenen Einsatzbereichen aufgenommen und sukzessive verfeinert. Durch Analyse bestehender Unterlagen oder Befragungen der Mitarbeiter können genutzte Best Practices, vorhandene Probleme und bereits identifizierte Wünsche und Verbesserungsideen berücksichtigt werden. Informationen, Funktionen und Prozesse des Unternehmens sollten im Fokus stehen. Auch notwendige fachliche Methoden und Arbeitsweisen müssen berücksichtigt werden. Die Software soll später nicht nur allgemeine Funktionen bereitstellen, sondern die jeweiligen Fachprozesse unterstützen.

Hilfreich kann außerdem aus technischer Sicht das Erstellen eines Architekturkonzepts sein, welches das Zusammenspiel der verschiedenen Fachsysteme definiert. Als Ergebnis der Phase erhält man ein Lastenheft, welches das Projektziel beschreibt, die Anforderungen in einem strukturierten Kriterienkatalog festschreibt und zukünftige Arbeitsweisen durch Soll-Prozesse definiert.

Abbildung 1: Sukzessive Verfeinerung der Anforderungen


 

Schritt für Schritt zur richtigen Lösung

In nur einem Schritt zur richtigen Lösung kommen – das ist ein Glücksspiel. Am besten sollte die Softwareauswahl mehrstufig erfolgen. Als erste Stufe wird eine Markteingrenzung auf das jeweilige Softwaresegment empfohlen (Longlist). Anhand definierter K.o.-Kriterien kann der Markt dabei in der Regel auf vier bis zehn Systeme eingegrenzt werden.

Zur weiteren Bewertung werden als nächstes ein Ausschnitt aus dem Kriterienkatalog und eine Kostenschätzung herangezogen. Diese sogenannte Grobanalyse kann anhand eines Fragebogens oder in Präsentationen erfolgen. Die Anbieter erhalten so die Möglichkeit, zu den ausgewählten funktionalen und technischen Kriterien, ihrem Leistungsangebot und Konditionen Stellung zu nehmen. Es erfolgt eine weitere Bewertung und Eingrenzung. Die verbliebenen Anbieter (Shortlist) sind grundsätzlich alle geeignet, das Projekt gemäß der Anforderungen an die Lösung zu leisten.

In der anschließenden Detailevaluation wird die am besten geeignete Lösung identifiziert. Neben einer Stellungnahme zum gesamten Lastenheft werden auch Referenzprojekte sowie genaue Kosten- und Zeitschätzungen hinsichtlich der Umsetzung erforderlich. Um die Entscheidung für ein System zu begründen, kann auch eine Teststellung als Proof-of-Concept dienen. Hierbei werden sowohl die Handhabung und Leistungsfähigkeit des Systems als auch die Arbeitsweise des Anbieters (Hersteller und Projektpartner) beurteilt. Um die Lösungsvorschläge realistisch beurteilen zu können, sollten der Teststellung Teile der definierten Anforderungen aus den geplanten Pilotprojekten zugrunde liegen.


Entscheidung und Vertragsabschluss

Auf Basis der nun vorliegenden Informationen ist eine klare Entscheidungsvorlage zu erzeugen. Die Verantwortlichen in der Geschäftsleitung müssen Vorgehen und Ergebnisse nachvollziehen können und klare Gründe für eine Entscheidungsempfehlung erkennen. Mögliche Alternativen sind klar zu benennen und dabei die Hintergründe für Preisunterschiede oder eine unterschiedliche Abdeckung verschiedener Einsatzbereiche zu erklären. So kann verhindert werden, dass „Äpfel mit Birnen“ verglichen werden.


Es ist wichtig, alle Verhandlungsergebnisse und Entscheidungen schriftlich zu fixieren, damit bei allen Beteiligten Klarheit über Vertragsinhalte und Konditionen herrscht. Als mitgeltende Unterlagen sollten die Informationen aus dem Auswahlverfahren aufgenommen werden, so stehen verbindliche Informationen zu Kosten, Terminen und der Abdeckung der Anforderungen aus dem Lastenheft zur Verfügung. Es ist zu beachten, dass auch die internen Ressourcen für die Umsetzung bereitgestellt werden müssen.


Abbildung 2: Mehrstufige Systemevaluation

Erfolgsfaktoren für die Umsetzung

Wesentlicher Erfolgsfaktor für die Projektumsetzung ist, dass die Systemeinführung von Schulungen und unterstützenden organisatorischen Maßnahmen begleitet wird. Mitarbeiter müssen lernen, wie sie die Software richtig einsetzen können. In den begleitenden Workshops sollten neben der technischen Bedienung auch die in der Software abgebildeten Strukturen und Prozesse vermittelt werden. Es empfiehlt sich daher, aufgabenbezogene Schulungen durchzuführen, sodass die Nutzer das vermittelte Wissen gleich in ihren Arbeitsabläufen anwenden können.

Gutes Change Management ist wichtig, um Mitarbeitern die Angst vor dem neuen System zu nehmen. Nur wer die Nutzer frühzeitig für die Änderungen in ihren alltäglichen Arbeitsprozessen begeistern kann, kann sich auch ihre aktive Mitarbeit sichern. Sie sollten bereits im Rahmen der Zieldefinition informiert werden und der Auswahlprozess sollte möglichst transparent gestaltet sein. Das Projektmarketing rund um die Einführung sollte neben einer Präsentation und den aufgabenbezogenen Schulungen auch ausreichende Möglichkeiten für Rückfragen umfassen.

„Think Big, start small“ – so können schnell nachweisbare Erfolge erzielt werden, die Geld-, Zeit- und Qualitätsvorteile bringen und die Mitarbeiterakzeptanz sichern.

Realistische Planung bei der Einführung ist ein weiterer sehr wichtiger Faktor für ihren Erfolg. Projektressourcen werden oft überfordert. Auch bei der Implementierung sollte eine mehrstufige Vorgehensweise gewählt werden. Nach einer Basisinstallation und der Umsetzung der Pilotprojekte werden funktionale Erweiterungen oder eine Ausweitung des Anwenderkreises in den Folgeprojekten durchgeführt. In den Pilotprojekten ist auf klare Lösungen mit einem schnell fühl- und messbaren Nutzen zu achten, um die Beteiligten von dem System zu überzeugen. Auch hier gilt „Think Big, start small“ – so können schnell nachweisbare Erfolge erzielt werden, die Geld-, Zeit- und Qualitätsvorteile bringen und die Mitarbeiterakzeptanz sichern.

Marktsegmente

Das Angebot an Lösungen für die verschiedenen Herausforderungen und Aufgaben im Unternehmen wird immer unübersichtlicher. Große Suiten bieten ein hohes Maß an Funktionalität und unterstützen viele Anwendungsmöglichkeiten, die nicht selten für gewisse Branchen noch einmal individuell an die Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden müssen. Ein anderer Weg ist, sich einen Branchenspezialisten auszusuchen, der speziell nur Lösungen für bestimmte Unternehmenszweige oder Behörden anbietet. Fachbegriffe und bestimmte Vorlagen sind hier in den meisten Fällen im Standard bereits vorhanden. Weiterhin gibt es funktionale Spezialisten. Deren Lösungen konzentrieren sich auf einen oder mehrere bestimmte Anwendungsfälle und bieten genau dafür abgestimmte Funktionen (bspw. Rechnungseingangsbearbeitung, Kampagnenmanagement). Technische Spezialisten haben sich auf bestimmte Technologien (bspw. Analysen, digitale Signatur) spezialisiert. Alle Anbieter bieten zusätzlich Ergänzungsmodule zu Ihren Lösungen an.

Ein weiteres Marktsegment sind Ergänzungsmodule zu großen Softwareplattformen. Insbesondere die Anbieter von ERP-Lösungen bieten häufig Erweiterungen bspw. für Dokumentenmanagement oder CRM. Der Vorteil ist, dass die zumeist gut auf die systemeigenen Datenmodelle und Schnittstellen abgestimmt sind. Hinsichtlich Funktionalität und Flexibilität sind diese Module aber häufig anderen Lösungen unterlegen.

Wie verbreitet ein Anbieter im Markt ist, welche Erfahrungen er hat und welchen Support er bereitstellen kann, kann ebenfalls eine Rolle bei der Softwareauswahl spielen. Manche Hersteller bieten lediglich das Produkt, Beratungs- und Implementierungsdienstleistungen erfolgen über Partner. Hier sollte untersucht werden, wie intensiv die Zusammenarbeit ist und ob es Zertifizierungen gibt. Werden Module oder Leistungen von mehreren Partnern erbracht, steigt der Abstimmungsaufwand im Projekt. Oft finden Unternehmen nicht „die eine Lösung“ – für sie ist am Ende eines  Auswahl- und Einführungsprozesses eine Kombination aus Lösungen, zusätzlich zu den Zusatzmodulen der genannten Marktsegmente, der Schlüssel zum Erfolg.

Abbildung 3: Marktsegmente – Unterschiedliche Softwareangebote

Klassisch oder Cloud

Neben dem klassischen Erwerb von Softwarelizenzen und der Installation in Unternehmen (On Premise) rücken mittlerweile immer häufiger auch Lösungen in der Cloud in den Fokus von Softwareauswahlprojekten. Viele Anbieter garantieren mittlerweile das Hosten der jeweiligen Server und Daten in Europa oder sogar in der DACH-Region. Das Betriebs- und Lizenzmodell kann auch in Hybridmodellen (öffentliche Cloud, private Cloud, eigene Infrastruktur) erfolgen. Schnelle Projekte und mehr Flexibilität bei der Softwarebeschaffung sind Vorteile einer Cloud-Lösung. Zu klären bleiben jedoch häufig die Fragen nach dem Datenschutz und der Integration in die bestehende Infrastruktur des Unternehmens.


Der Weg zur richtigen Software muss nicht immer steinig sein

Gute Systeme im Unternehmen sind unerlässlich, um sich im heutigen Wettbewerb durchzusetzen. Der Weg zum richtigen System kann allerdings steinig sein. Der Softwaremarkt ist sehr heterogen, viele Anbieter, Begriffe und Philosophien erschweren den Überblick. Durch strukturiertes Vorgehen ist es möglich, Potenziale klar herauszuarbeiten und die auf die Anforderungen passende Lösung zu finden. Software darf hierbei nicht nur auf ihre technischen Komponenten reduziert werden. Die Nutzung der Systeme ist nur erfolgreich, wenn sie in begleitende organisatorische Maßnahmen eingebunden ist. Die Anwender müssen einen klaren fachlichen Mehrwert in den Geschäftsprozessen erfahren.

Auf alle Fälle sollten Mitarbeiter frühzeitig eingebunden werden. Es ist wichtig sowohl auf deren Wünsche als auch auf mögliche Befürchtungen einzugehen und die Ziele und Vorteile des Projekts zu erläutern. Denn sind Mitarbeiter motiviert, werden sie aktiv Ideen entwickeln und diese einbringen. Das Wissen in den Köpfen der Anwender muss mit den Möglichkeiten der Systeme kombiniert werden. Wird dies alles berücksichtigt, erzielt man einen realistischen Erfolg bei der Einführung von Softwarelösungen.

Dr. Martin Böhn ist Head of Customer Relationship Management am Business Application Research Center (BARC). Er berät nationale und internationale Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen in den Bereichen Strategiedefinition und Softwareauswahl als Senior Analyst. Er ist Autor verschiedener BARC-Studien, zahlreicher Fachbeiträge und häufiger Referent auf Fachkongressen.

Sabine Kraus ist Director Sales Customer Relationship Management am Business Application Research Center (BARC). Als Analystin begleitet sie Unternehmen im Bereich der Softwareauswahl und in der Einführungsphase. Sie ist Autorin verschiedener Fachbeiträge und BARC-Studien.

Case study

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